Tutorial completo: Cómo legalizar un libro de actas telemáticamente de forma fácil y rápida

La digitalización ha invadido cada rincón de nuestra vida. Incluso, los registros de actas de las empresas se han pasado a un formato digital para que se puedan consultar fácilmente desde cualquier lugar y en cualquier momento. Pero, ¿qué sucede con la validez legal de estos documentos? En este artículo, vamos a explicar cómo legalizar un libro de actas telemáticamente.

1. ¿Qué es un libro de actas telemático?

Un libro de actas telemático es un registro de las reuniones que se hacen en una empresa. Este es un documento que tiene la misma validez legal que el libro de actas en formato físico. En él, se anotan todas las decisiones que se toman en las reuniones de los accionistas o consejos de administración.

2. ¿Cómo se crean los libros de actas telemáticos?

La creación de un libro de actas telemático se hace a través de una plataforma de gestión telemática de empresas. En esta plataforma, se debe presentar un escrito en el que se informa del inicio de la actividad de la empresa. Este trámite se hace a través de la página web del Registro Mercantil. Una vez hecho esto, se recibe un Usuario/Clave con el que se puede acceder a la página web de la plataforma.

Una vez dentro, se puede crear el libro de actas telemático. Este debe ser creado mediante los modelos que las propias plataformas facilitan, los cuales han sido aprobados por la Dirección General de los Registros y Notariado. De este modo, no hay confusión ni discrepancia en la forma de cumplimentar el libro de actas.

3. Legalización del libro de actas telemático

La tradicional legalización del libro de actas se hacía en el Registro Mercantil. Para la legalización de los libros de actas telemáticos, el proceso es el mismo. Sin embargo, la presentación del libro de actas telemático se hace a través de la plataforma telemática que se ha creado para tal fin.

Cuando se presenta el libro de actas, se debe de abonar las tasas correspondientes. Una vez se ha realizado el pago, se procede a la revisión del libro para comprobar que cumple con los requisitos exigidos para que pueda ser legalizado. Una vez comprobado eso, se procede a legalizar el libro y se emite el correspondiente certificado de legalización.

3.1 Plazo para la legalización del libro de actas telemático

El plazo máximo para la legalización del libro de actas telemático es de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio en el que se han tomado las decisiones objeto de legalización. Si se excede dicho plazo, se deberá proceder a una nueva presentación del libro. Es importante tener en cuenta este aspecto para no incurrir en sanciones administrativas.

3.2 ¿Qué documentos deben acompañar al libro de actas telemático?

Para la legalización del libro de actas telemático, se deben acompañar los siguientes documentos:

• Acta de la junta de accionistas o del consejo de administración.
• Balances y cuentas anuales.
• Inventario.
• Cuentas de resultados.
• Certificados de acuerdos adoptados o certificaciones de asistencia.

4. La importancia de tener un libro de actas telemático legalizado

Tener un libro de actas telemático legalizado es fundamental para poder justificar todas las decisiones que se han tomado en la empresa. Además, es imprescindible para presentar todas las cuentas y balances posibles a los inversores o a la auditoría de cuentas.

Otro aspecto importante de la legalización es que permite evitar posibles problemas con la Agencia Tributaria. Si tienes el libro de actas legalizado y bien ordenado, no tendrás problemas ni incoherencias con la información que se facilite a este organismo.

En conclusión, la legalización del libro de actas telemático es un trámite crucial para cualquier empresa. Debe ser llevado a cabo con la debida diligencia para evitar sanciones administrativas. Además, tener el libro de actas legalizado es una garantía para los inversores y un valor añadido para la empresa.