Guía completa: Cómo legalizar tus trámites contables telemáticamente en 2021
La era digital ha cambiado muchos aspectos de nuestras vidas. En el mundo empresarial, cada vez es más frecuente la realización de trámites contables telemáticamente. Desde la introducción del Sistema de Liquidación Directa (SILD) en el año 2014, los empleadores pueden presentar las cotizaciones a la Seguridad Social de manera online, agilizando así los procesos administrativos. Pero, ¿cómo se legalizan estos documentos telemáticamente?
¿Qué son los documentos contables telemáticos?
Antes de explicar el proceso de legalización, es importante definir lo que entendemos por documentos contables telemáticos. Se trata de aquellos documentos generados y almacenados en un soporte electrónico, que cumplen la misma función que los documentos contables tradicionales. Estos documentos pueden ser, entre otros, facturas, nóminas, recibos, etc.
Procedimiento para la legalización telemática
Para poder legalizar los documentos contables telemáticamente, es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Firma electrónica
En primer lugar, es necesario contar con una firma electrónica reconocida por la Administración. Esta firma garantiza la autenticidad e integridad del documento. Hay varias opciones para obtener una firma electrónica, como el DNI electrónico o los certificados emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
2. Validación por parte del sistema informático
Una vez que se cuenta con la firma electrónica, el documento contable debe ser validado por el sistema informático. Este sistema se encarga de verificar que el documento cumple con los requisitos establecidos por la Administración para su legalización telemática.
3. Envío al registro correspondiente
Una vez validado el documento, es necesario enviarlo al registro correspondiente. Este registro puede ser la Agencia Tributaria o cualquier otro organismo competente en la materia. El registro se encargará de registrar el documento y expedir una certificación de su legalización.
Requisitos para la legalización telemática
Para que un documento contable pueda ser legalizado telemáticamente, es necesario que cumpla con una serie de requisitos, entre los que destacan:
- Debe estar en formato electrónico
- Debe contar con una firma electrónica reconocida por la Administración
- Debe haber sido validado por el sistema informático correspondiente
- Debe cumplir con los requisitos específicos para cada tipo de documento contable
Conclusiones
La legalización de documentos contables telemáticamente es una realidad en el mundo empresarial actual. Gracias a la firma electrónica y al sistema informático de validación, es posible agilizar los procesos administrativos y reducir los tiempos de espera. Es importante destacar que los documentos contables telemáticos tienen la misma validez que los documentos contables tradicionales, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos por la Administración.
