Cómo saber si tu contable ha legalizado correctamente los libros contables: Guía paso a paso para estar al día con la normativa

La legalización de los libros contables es una obligación que tienen todas las empresas y autónomos en España. Se trata de un proceso por el cual se certifica que los libros han sido presentados en el Registro Mercantil y cumplen con todas las formalidades legales. Pero, ¿cómo podemos saber si nuestro contable ha legalizado correctamente los libros de contabilidad de nuestra empresa? En este artículo, trataremos de explicar los pasos a seguir para comprobarlo.

¿Qué es la legalización de libros?

La legalización de libros es un trámite que deben hacer todas las empresas y autónomos que llevan una contabilidad ordenada y detallada. Su finalidad es garantizar que los libros se lleven adecuadamente y que se cumplen con todas las exigencias legales en cuanto a su forma y contenido.

La legalización de libros es un requisito imprescindible para que la contabilidad de la empresa tenga validez ante la Administración y pueda ser utilizada como prueba documental en caso de una inspección.

¿Qué documentos necesito para comprobar si mis libros están legalizados?

Para comprobar si los libros de contabilidad de tu empresa o autónomo están legalizados, es necesario que tengas a mano los siguientes documentos:

• Original y copia de los libros de contabilidad
• Resguardo acreditativo de haber presentado los libros en el Registro Mercantil
• Certificado de legalización expedido por el Registro Mercantil

En caso de no disponer de alguno de estos documentos, deberás solicitarlo en el Registro Mercantil correspondiente o en el Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España.

¿Cómo puedo saber si mis libros están legalizados?

Para saber si tus libros contables están legalizados, debes seguir los siguientes pasos:

1. Comprobar si la información que aparece en el resguardo de presentación de los libros en el Registro Mercantil coincide con la información de tus libros de contabilidad.
2. Verificar que los libros han sido llevados de forma ordenada y cumplen con los requisitos legales de forma y contenido.
3. Comprobar que los libros han sido debidamente legalizados por el Registro Mercantil correspondiente.

Comprobar la información del resguardo

Lo primero que debes hacer es comprobar que la información que aparece en el resguardo de presentación de los libros de contabilidad en el Registro Mercantil coincide con la información que aparece en tus libros.

El resguardo de presentación de los libros de contabilidad es un documento que se genera cuando la empresa o autónomo presenta sus libros en el Registro Mercantil correspondiente. En él, se indica la fecha de presentación, el número de libros presentados, el tipo de libros presentados y su fecha de cierre.

Debes asegurarte de que toda esta información coincide con la de tus libros de contabilidad para verificar que, efectivamente, tus libros han sido presentados y están en proceso de legalización.

Verificar que los libros cumplen con los requisitos legales

Una vez comprobada la información del resguardo de presentación de los libros, debes verificar que tus libros de contabilidad cumplen con los requisitos legales en cuanto a forma y contenido.

Es importante que los libros estén ordenados por fechas y que los asientos contables estén debidamente justificados con facturas, recibos o cualquier otro documento que acredite su origen y veracidad.

Además, debes asegurarte de que los libros contables contienen toda la información requerida por ley, como el balance, la cuenta de resultados, el inventario y la memoria anual.

Comprobar que los libros han sido legalizados

Por último, debes comprobar que tus libros de contabilidad han sido debidamente legalizados por el Registro Mercantil correspondiente.

Para ello, debes solicitar un certificado de legalización, que es un documento expedido por el Registro Mercantil que acredita que los libros han sido presentados y que cumplen con todas las formalidades legales.

Conclusión

La legalización de los libros contables es una obligación que tienen todas las empresas y autónomos en España. Comprobar si nuestros libros están legalizados es una tarea importante para garantizar que nuestra contabilidad es válida ante la Administración y que cumplimos con todas las exigencias legales. Debes asegurarte de contar con todos los documentos necesarios y de verificar que tus libros cumplen con todos los requisitos legales antes de solicitar el certificado de legalización.