Todo lo que necesitas saber sobre la legalización de libros en el registro mercantil: ¿Cuándo es el momento adecuado para hacerlo?

La legalización de los libros en el Registro Mercantil es una obligación que adquieren las empresas para cumplir con el registro de su contabilidad. Esta práctica garantiza la transparencia y seguridad de la información contable, fiscal y financiera de la empresa. Sin embargo, muchas empresas se preguntan cuándo es necesario legalizar sus libros y cómo pueden hacerlo. En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la legalización de los libros en el Registro Mercantil.

¿Qué son los libros contables?

Para empezar, es importante definir qué son los libros contables. Estos son documentos donde se registran las actividades financieras y contables de la empresa. Es decir, son los libros donde se anotan todos los movimientos de ingresos, gastos, inversiones, deudas, entre otros. Los libros contables, por lo tanto, son una herramienta fundamental para llevar un control financiero de la empresa y para preparar la declaración de impuestos.

¿Cuándo es necesario legalizar los libros contables?

La legalización de los libros contables es obligatoria para determinadas empresas como por ejemplo, las sociedades anónimas, las limitadas, cooperativas, entre otras. Esta obligatoriedad viene dada por la Ley del Registro Mercantil. La legalización consiste en hacer constar en el Registro Mercantil que los libros se encuentran escritos y llevados de acuerdo con la normativa contable y fiscal en vigor.

Ahora bien, ¿cuándo es necesario legalizar los libros contables? La cifra de negocios que determina la obligación de legalizar los libros contables varía en función del tipo de empresa. En el caso de sociedades anónimas y limitadas, la obligación de legalizar los libros se produce a partir de un volumen anual de facturación que exceda los 600.000 euros. En el caso de las empresas que desarrollan actividad comercial como ventas, adquisiciones, ventas de inmuebles o derechos, etc., se legalizan los libros anualmente, independientemente del volumen anual de facturación que tengan.

¿Cómo se pueden legalizar los libros contables?

El proceso de legalización de los libros contables puede parecer complicado, pero en realidad es bastante sencillo. A continuación, se describen los pasos que debes seguir:

1. Preparación de los libros contables: antes de legalizar los libros contables, es necesario que se hayan llevado de acuerdo con la normativa fiscal y contable en vigor.
2. Cierre del ejercicio contable: se deben cerrar los libros contables del ejercicio contable. Para ello, es necesario que se hayan revisado todas las cuentas, se hayan ajustado los balances y se hayan elaborado los estados contables.
3. Presentación de los libros contables en el Registro Mercantil: una vez cerrados los libros contables, se deben presentar en el Registro Mercantil correspondiente. Para ello, es necesario solicitar cita previa y presentar los libros contables, junto con un formulario de legalización y el justificante de haber abonado las tasas.
4. Legalización de los libros contables: tras la presentación de los libros contables, el Registro Mercantil procederá a legalizar los libros, haciendo constar que se encuentran escritos y llevados de acuerdo con la normativa contable y fiscal en vigor.

Conclusión

La legalización de los libros contables en el Registro Mercantil es una obligación que adquieren muchas empresas y que garantiza la transparencia y seguridad de la información contable, fiscal y financiera. Para saber cuándo es necesario legalizar los libros contables, es importante conocer la cifra de negocios que establece la obligatoriedad de la legalización. Una vez se han cumplido los requisitos, el proceso de legalización es sencillo y consta de cuatro pasos a seguir. Por tanto, si tienes una empresa y estás obligado a legalizar los libros contables, no dudes en llevar a cabo este procedimiento para cumplir con la normativa en vigor.