Diferencia entre copia simple y legalizada: ¿Por qué es importante conocerla para tus trámites legales?

En el ámbito legal, es común encontrar términos que pueden parecer similares pero que tienen implicaciones muy diferentes. Uno de estos términos son las copia simple y la copia legalizada. Aunque parezca una cuestión meramente formal, conocer la diferencia es fundamental para evitar problemas legales. En este artículo explicaremos en qué consiste cada una de ellas.

¿Qué es una copia simple?

Una copia simple es una reproducción común y corriente de un documento, que puede ser emitida por cualquier persona que tenga acceso a él. Es decir, es una copia sin ningún tipo de sello, firma o reconocimiento oficial que avale su autenticidad.

Por ejemplo, si necesitamos una copia de nuestro acta de nacimiento y le pedimos a un amigo que nos la saque con su scanner, estaremos obteniendo una copia simple. Esta copia no tiene ninguna validez legal y puede ser impugnada fácilmente si alguien duda de su autenticidad.

¿Qué es una copia legalizada?

Por otro lado, una copia legalizada es una reproducción de un documento que ha sido autenticada por una autoridad competente. Esto significa que, detrás de esa copia, hay un sello y una firma que avalan que la copia es idéntica al documento original.

Para legalizar una copia, es necesario presentar el documento original ante la autoridad competente, quien hará una verificación física y procederá a colocar el sello y la firma correspondientes. Una vez legalizada, la copia tendrá la misma validez que el documento original a efectos legales.

¿Para qué se utiliza cada una?

Las copias simples se utilizan generalmente para trámites informales o en situaciones donde no se necesita comprobar fehacientemente la autenticidad de un documento. Por ejemplo, si alguien nos pide una copia de un contrato de alquiler para evaluar si le interesa o no el inmueble, podemos darle una copia simple sin problemas.

Por otro lado, las copias legalizadas se utilizan para trámites formales o en situaciones donde es necesario comprobar la autenticidad de un documento. Por ejemplo, si necesitamos presentar una copia de nuestra partida de nacimiento para inscribirnos en un colegio, deberemos presentar una copia legalizada.

¿Qué documentos pueden y deben ser legalizados?

No todos los documentos necesitan ser legalizados, pero algunos sí. En general, se recomienda legalizar aquellos documentos que tengan valor probatorio y que puedan ser impugnados por terceros. Algunos ejemplos de documentos que pueden y deben ser legalizados son:

• Partidas de nacimiento, matrimonio y defunción
• Títulos universitarios
• Contratos de compraventa
• Testamentos
• Poderes notariales

Es importante tener en cuenta que, en algunos casos, será necesario hacer una legalización adicional de la copia legalizada. Por ejemplo, si necesitamos presentar una copia legalizada de nuestro título universitario en otro país, probablemente necesitaremos apostillarla para que sea reconocida legalmente en ese lugar.

En conclusión:

Como hemos visto, la diferencia entre una copia simple y una copia legalizada puede ser muy significativa a nivel legal. Si necesitamos presentar un documento para algún trámite formal, es importante que chequemos si necesitamos una copia legalizada o si con una copia simple será suficiente. ¡No demos lugar a problemas legales innecesarios!