¿Es obligatorio legalizar los libros contables en una entidad inactiva? Descubre todo lo que necesitas saber en nuestra guía legalizaciones

La legalización de los libros contables es una obligación que deben cumplir todas las empresas y entidades que llevan a cabo operaciones económicas. Sin embargo, en el caso de entidades inactivas, ¿es necesario realizar este trámite? En este artículo, como experto abogado en derecho empresarial, explicaré cuándo es obligatorio legalizar los libros contables en una entidad inactiva.

¿Qué se entiende por entidad inactiva?

Antes de abordar la cuestión de la legalización de los libros contables en entidades inactivas, es importante aclarar qué se entiende por este término.

Una entidad se considera inactiva cuando no realiza operaciones económicas ni comerciales durante un periodo determinado de tiempo. No obstante, esta entidad aún puede tener obligaciones legales pendientes, como la presentación de declaraciones fiscales o el mantenimiento de registros contables.

¿Es obligatorio legalizar los libros contables en una entidad inactiva?

Aunque se trate de una entidad inactiva, la ley establece la obligatoriedad de llevar y mantener registros contables y de conservarlos durante un plazo mínimo de seis años. Por tanto, aunque no realice actividad económica, la entidad debe dar cumplimiento a esta obligación.

En cuanto a la legalización de los libros contables, esta es un trámite que se exige para dar fe de la autenticidad de los registros contables y garantizar su validez ante terceros, como la Administración tributaria o los tribunales de justicia.

En este sentido, aunque la entidad esté inactiva, si tiene obligación de llevar registros contables debe legalizarlos. Es decir, la necesidad de legalizar los libros contables no depende de la actividad económica de la entidad, sino de su obligación de llevar y mantener estos registros.

Consecuencias de no legalizar los libros contables

No legalizar los libros contables en una entidad que tiene obligación de llevarlos y mantenerlos puede tener graves consecuencias, como la imposición de sanciones económicas y el rechazo de las operaciones contables realizadas y declaradas.

Además, en el caso de que la entidad decida reanudar su actividad económica en el futuro, la falta de legalización de los libros contables puede generar dificultades a la hora de acreditar la autenticidad de los registros contables ante terceros.

¿Cómo se lleva a cabo la legalización de los libros contables?

La legalización de los libros contables se realiza ante el Registro Mercantil correspondiente. Para ello, se debe presentar una solicitud de legalización que incluya los siguientes datos:

• Número de identificación fiscal de la entidad
• Nombre y apellidos del solicitante
• Datos identificativos de los libros contables que se desean legalizar (título, número de folios, etc.)
• Fecha de inicio del ejercicio contable correspondiente
• Informe de auditoría, en su caso

Una vez presentada la solicitud, se procede a la legalización de los libros contables, que consiste en la estampación de un sello y la firma del encargado del Registro Mercantil. A partir de este momento, los libros contables tienen plena validez y autenticidad ante terceros.

En resumen

En conclusión, la legalización de los libros contables es obligatoria en todas las entidades que tienen la obligación de llevar y mantener registros contables, aunque estén inactivas. No realizar este trámite puede tener graves consecuencias legales y económicas, además de generar dificultades en el futuro.

Por tanto, como experto abogado en derecho empresarial, recomiendo a todas las entidades inactivas que verifiquen su obligación de llevar y mantener registros contables y, en su caso, procedan a la legalización de los libros contables correspondientes.