Todo lo que necesitas saber sobre la legalización de libros de actas y socios en 2021: Guía completa para regularizar tu empresa
La legalización de los libros de actas y socios es un tema de gran importancia y trascendencia para las empresas, especialmente para las sociedades mercantiles. Esto se debe a que, mediante la legalización de los libros contables, se garantiza la transparencia y la veracidad de la información contenida en ellos, lo cual es fundamental para la toma de decisiones por parte de los socios y administradores.
¿Qué son los libros de actas y socios?
Los libros de actas son aquellos en los que se registran las reuniones de los órganos de gobierno y administración de la sociedad, como la Junta de Accionistas o el Consejo de Administración. En estos libros se registran los acuerdos tomados, las votaciones realizadas y cualquier otro hecho relevante que tenga lugar durante las reuniones.
Por otro lado, los libros de socios son aquellos en los que se registran los datos de los accionistas o socios de la empresa, como su nombre, número de acciones o participaciones sociales, así como las transmisiones de las mismas.
¿Por qué es importante la legalización de los libros contables?
La legalización de los libros contables es importante por varias razones:
- Permite garantizar la autenticidad y la integridad de los libros, evitando la posibilidad de falsificaciones o manipulaciones
- Facilita la fiscalización por parte de las autoridades competentes, como la Agencia Tributaria
- Garantiza la transparencia y la veracidad de la información contenida en los libros, lo cual es fundamental para la toma de decisiones
¿Cómo se legalizan los libros contables?
Para legalizar los libros contables, es necesario seguir los siguientes pasos:
- Elaborar los libros de actas y socios, siguiendo el formato legalmente establecido
- Llevar los libros al Registro Mercantil correspondiente, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio económico
- Solicitar la legalización de los libros, para lo cual se deberá pagar una tasa correspondiente
- Una vez legalizados los libros, se deberán numerar y foliar todas las hojas de los mismos
¿Cuándo es obligatoria la legalización de los libros contables?
La legalización de los libros contables es obligatoria para todas las sociedades mercantiles, con independencia de su forma jurídica o tamaño. Esta obligación se extiende tanto a los libros de actas como a los de socios. Además, debe llevarse a cabo de manera anual, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio económico.
Excepciones a la obligación de legalizar los libros contables
Existen algunas excepciones a la obligación de legalizar los libros contables:
- Las sociedades que lleven su contabilidad de forma electrónica, siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas por la legislación fiscal
- Las sociedades que no estén obligadas a llevar libros de actas
En cualquier caso, aunque no exista obligación legal de legalizar los libros contables, es recomendable llevar a cabo esta formalidad, ya que garantiza la autenticidad y la integridad de los mismos.
Conclusiones
La legalización de los libros de actas y socios es un trámite obligatorio para las sociedades mercantiles que permite garantizar la transparencia y la veracidad de la información contenida en los libros contables. Además, esta formalidad facilita su fiscalización por parte de las autoridades competentes y evita posibles falsificaciones o manipulaciones. Por todo ello, es fundamental que las empresas cumplan con esta obligación legal de manera adecuada y puntual.
