La legalización telemática del libro de visitas: ¿qué es y cómo obtenerla?

La legalización telemática del libro de visitas se ha convertido en un tema de gran importancia para los empresarios en todo el mundo. Desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea, las empresas han tenido que ser más cuidadosas a la hora de recopilar y gestionar los datos personales de sus clientes y visitantes. Esto ha llevado a muchos empresarios a adoptar el uso del libro de visitas, como una forma de cumplir con las normas relativas a la protección de datos personales.

¿Qué es el libro de visitas?

El libro de visitas es un registro en el que una empresa o establecimiento registra la entrada y salida de los visitantes. Contiene información sobre el nombre del visitante, la fecha y hora de su llegada y salida, la empresa o persona que visitan y otros detalles, como su número de teléfono o correo electrónico. Debido a que el libro de visitas puede contener datos personales sensibles, su gestión y almacenamiento deben cumplir con normas estrictas de privacidad y protección de datos personales.

¿Qué es la legalización telemática del libro de visitas?

La legalización telemática del libro de visitas permite a las empresas llevar un registro de las visitas en formato electrónico, en lugar de utilizar un libro de papel físico. Este sistema ha ganado popularidad en los últimos tiempos, especialmente debido a la pandemia del Covid-19. Las empresas pueden ajustarse a la legislación vigente y cumplir con los protocolos sanitarios recomendados, evitando el contacto físico y reduciendo el riesgo de transmisión de virus.

Ventajas de la legalización telemática del libro de visitas

Además de reducir el contacto físico durante la pandemia, la legalización telemática del libro de visitas también proporciona otras ventajas a las empresas, tales como:

• Reducción de costes: La elección del formato digital del libro de visitas supone a la empresa un ahorro en los costes asociados a la compra, mantenimiento y almacenamiento de un libro de visitas físico.
• Mayor conveniencia: La gestión de una versión electrónica del libro de visitas es más rápida, ágil y conveniente, ya que no se requieren mantenimientos ni actualizaciones constantes.
• Comodidad: Los usuarios pueden acceder al libro de visitas digital, fácilmente y en cualquier lugar, a través de un ordenador, tablet o incluso un smartphone.
• Mayor seguridad: A diferencia del libro de visitas físico, el libro de visitas digital se almacena en un servidor seguro, lo que garantiza que los datos se mantengan protegidos y se evitan problemas como extravío o pérdida de información confidencial.

Legalización telemática del libro de visitas en España

En España, la legalización telemática del libro de visitas se ha vuelto cada vez más popular entre los empresarios. De hecho, la normativa española prevé la utilización de formatos electrónicos para cumplir con las obligaciones legales que exigen la tenencia de un libro de visitas físico.

El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha publicado una guía práctica para la legalización telemática del libro de visitas, que proporciona información detallada sobre la utilización de esta tecnología. Según la Ley 39/2015, de 1 de octubre, el libro de visitas electrónico debe estar firmado electrónicamente por el representante legal de la empresa y debe contener los mismos datos que el libro de visitas físico.

¿Cómo se realiza la legalización telemática del libro de visitas?

Para realizar la legalización telemática del libro de visitas, es necesario utilizar un software o servicio de terceros especializado. Estos servicios cumplen con los estándares legales que exige la normativa española. Un ejemplo de ellos puede ser Táctica Financiera, una plataforma especializada en asesoría fiscal y legal.

Una vez registrado el software en la página web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y obtenido el certificado digital, se puede escanear el documento físico con un lector de códigos de barras y subir la información al software. Es recomendable hacer copias de seguridad regulares y mantener el software actualizado.

Conclusión

En conclusión, la legalización telemática del libro de visitas es una opción interesante para aquellas empresas que se preocupan por la seguridad y la privacidad de los datos de sus visitantes. La transición a un formato electrónico no sólo es legal, sino que ofrece una serie de ventajas como el ahorro de costes, mayor comodidad y seguridad. En definitiva, la adopción de esta tecnología puede ser una oportunidad para mejorar el proceso empresarial y asegurarse el cumplimiento de la normativa vigente.